Pemanfaatan AI untuk Memudahkan Kerja Administrasi Guru

Kita tahu belaka bahwa seorang guru memikul tanggung jawab yang besar. Tugas seorang guru tidak hanya mengajar, tapi juga musti menjadi teladan. Selain itu, guru juga harus melek dengan informasi-informasi kekinian supaya bisa tetap nyambung dengan para siswa. Di Indonesia, guru juga punya tugas tambahan: menyelesaikan kewajiban administratif. Kewajiban terkait administrasi ini sering kali membuat para guru kesulitan, karena perkara administrasi ini diatur oleh pemerintah. Seringkali aturan itu tidak luwes dan malah mempersulit kerja guru. Sudahlah upah kecil, perhatian dari pemerintah tidak memadai, kini guru juga harus berkelindan dengan tetek bengek administratif. Indah sekali, bukan?

Di antara perkara administrasi ini memang membutuhkan waktu dan tenaga dalam menyelesaikannya. Mulai dari pembuatan Modul/RPP, hingga menjadi Guru Bimbingan Konseling dadakan. Semua tuntutan tersebut tidak bisa terhindarkan, maka dari itu banyak guru akhirnya mengeluh dengan banyaknya administrasi ini. Berdasarkan hasil survei P2G yang dilakukan pada Desember 2023, sebanyak 83,4% guru menyatakan bahwa beban administrasi masih menjadi persoalan yang mereka hadapi.

Sebagian guru masih mengandalkan metode konvensional dalam penyelesaian administrasi ini. Beberapa guru masih mencatat dengan manual apa saja yang mereka perlu lakukan terkait dengan administrasi. Kenyataan di lapangan, cara kerja manual semacam itu seringkali memiliki keterbatasan dan hambatan. Misalnya lupa mencatat bagian tertentu, format yang tidak ajek, hingga hilangnya data tanpa adanya backup.

Di sisi lain, pesatnya perkembangan teknologi di zaman sekarang dapat memudahkan para guru dalam menyelesaikan tuntutan administrasi tersebut. Mulai dari hal sederhana sampai yang rumit. Semua urusan administrasi ini bisa dipermudah, asalkan ada kemauan dalam belajar dan kesungguhan dalam berproses. Sumber informasi sudah tersedia banyak di internet, tinggal tentukan saja mau cari informasi tersebut melalui ‘pintu’ yang mana? Sehingga, untuk mencatat sesuatu yang dirasa penting ini bisa dibantu agar terhindar dari hal yang tidak diinginkan, mungkin kehilangan catatan tersebut atau tidak ada waktu untuk mencatat secara manual.

Nah, ketimbang hanya mengeluhkan perkara administratif yang bikin mumet, lebih baik kita cari solusinya, bukan? Jadi, inilah beberapa hal—anggaplah tips sederhana—yang bisa kita lakukan dengan memanfaatkan perkembangan teknologi agar kerja administrasi kita sebagai guru bisa berjalan lebih mudah dan praktis.

Pencatatan Data Administrasi dengan Memanfaatkan AI

Kini teknologi sudah kian canggih. Kita sudah tidak asing lagi dengan ragam teknologi itu, salah satunya adalah AI atau Artificial Intelligence. AI punya banyak kegunaan, di antaranya adalah untuk membantu pencatatan administrasi seorang guru. Sebagai contoh, kita bisa menggunakan AI dan mengintegrasikannya dengan Telegram. Secara ringkas, cara kerjanya adalah memberikan perintah pencatatan kepada Telegram melalui chat bot yang sudah dibuat secara kepemilikan pribadi, kemudian AI yang bekerja di belakang Telegram tersebut memahami apa yang diperintahkan dalam chat tersebut, lalu menyimpannya di database. Rangkaian itu bisa disebut sebagai ‘AI Asisten Pribadi’.

Tenang, semua tahapan yang dilakukan untuk membuat AI Asisten Pribadi tersebut tidak harus mensyaratkan spesialisasi dalam bidang teknologi. Kita hanya perlu mengetahui dasar-dasarnya dan sedikit belajar. Selebihnya, kita bisa memanfaatkan AI untuk mengerjakan hal-hal selanjutnya.

Berikut adalah langkah-langkah praktis yang bisa dilakukan guna membuat sistem pencatatan administrasi berbasis AI.

Pertama, tentukan terlebih dahulu apa saja yang akan dicatat dan bagaimana AI ini bekerja nantinya. Fitur dan kinerja AI di belakang Telegram sangat variatif. Tergantung kebutuhan masing-masing orang. Di sisi lain, perlu diketahui juga jenis AI memiliki spesialisasi tersendiri dan memiliki keterbatasan ketika AI yang digunakan adalah versi gratis. Tapi, jangan khawatir, untuk fitur ringan seperti pencatatan administrasi semacam ini sudah cukup menggunakan AI versi gratis.

Kedua, AI yang bisa digunakan untuk membantu sistem ini ada dua pilihan, bisa menggunakan replit.com jika menggunakan gawai (buka di peramban) atau menggunakan aplikasi Antigravity untuk penggunaan desktop/PC. Kedua platform tersebut sudah memiliki AI yang akan membantu dalam pembuatan sistem AI Asisten Pribadi sesuai kebutuhan masing-masing. Namun, perlu diketahui juga, kedua platform tersebut terbuka untuk umum dengan keterbatasan penggunaannya (batasan prompting dengan credit).

Ketiga, untuk mencapai hasil yang memuaskan dan sesuai dengan kebutuhan diperlukan tahapan trial and error. Tahapan tersebut dilaksanakan untuk memastikan tidak adanya galat yang terjadi ketika menggunakan AI Asisten Pribadi tersebut. Coba berkali-kali memberikan perintah di Telegram, kemudian lihat balasan yang diberikan oleh AI lewat Telegram. Jika sudah sesuai, berarti fitur sudah berjalan dengan benar. Namun, jika balasan di Telegram tidak sesuai keinginan dan kebutuhan berikan kembali prompt untuk memperbaikinya sampai dirasa sudah memuaskan atau sesuai keperluan.

Kira-kira demikianlah cara memanfaatkan AI untuk memudahkan pencatatan administrasi bagi kita sebagai guru. Tentu poin-poin yang saya sebut di atas adalah contoh belaka. Mungkin kalian bisa menggunakan platform atau cara lain tergantung kebutuhan dan sumber daya masing-masing. Intinya di masa sekarang beban-beban administratif guru mungkin tidak bisa kita eliminasi sepenuhnya. Setidaknya sampai pihak yang berwenang paham dan mau mengerti bahwa tugas utama guru adalah mengajar, bukan mencatat hal-hal administratif. Selama masa itu belum tiba, ya alangkah baiknya kita menyiasati cara kerja kita sebagai guru. Salah satunya adalah dengan memanfaatkan AI dalam pencatatan administrasi. Buat apa teknologi ada kalau bukan untuk dimanfaatkan, ya, kan?